Lagt er til í skýrslu Capacent um þjónustuveitingu Hafnarfjarðarbæjar að gerðar verði breytingar á skipulagi sem stuðla að því að bæta og þróa þjónustuna, með það að markmiði að leysa sem flest mál í fyrstu snertingu með stafrænum hætti eða í þjónustuveri. Bæjarráð ákvað á fundi sínum í morgun að vísa tillögum að fyrstu skrefum í þessu umbótaferli áfram til afgreiðslu bæjarstjórnar. Gert er ráð fyrir að breytingarnar taki gildi í síðasta lagi 1. september.
Síðastliðið haust var ákveðið að ráðast í skoðun á þjónustu Hafnarfjarðarbæjar og leita leiða til að efla hana og bæta. Fyrir lágu vísbendingar um að margt mætti betur fara, til dæmis væri erindum, fyrirspurnum og ábendingum er bærust frá bæjarbúum ekki sinnt sem skyldi. Þá voru vísbendingar um að þetta mætti, að minnsta kosti að hluta, rekja til þess að álag á fagsviðum væri meira en þau næðu að sinna. Bæjarráð samþykkti í september 2018 að ganga til samninga við Capacent um úttekt á stjórnkerfi Hafnarfjarðarbæjar þar sem horft yrði sérstaklega til þess hvernig auka megi þjónustu og skilvirkni í rekstri og starfsemi sveitarfélagsins með hagnýtingu upplýsingatækni, skýrari verkferlum og öflugu starfsumhverfi.
Rósa Guðbjartsdóttir, bæjarstjóri:
„Þjónusta við íbúa og fyrirtæki í bænum er grundvallarverkefni hvers bæjarfélags. Við viljum að Hafnarfjörður sé þar í fremstu röð og að þeir sem leiti til bæjarins fái eins skjóta og góða úrlausn sinna mála og kostur er á. Sú úttekt sem gerð var á þjónustuveitingu leiddi í ljós að margt má betur fara ekki síst vegna þess að innviðir og verkferlar hafa ekki breyst í takt við breyttar þarfir og breytt umhverfi. Með þessum breytingum erum við að taka mikilvægt skref í þá átt að bæta og nútímavæða þjónustu Hafnarfjarðarbæjar. Við viljum leysa sem flest erindi í fyrstu snertingu og það gerum við ekki síst með þróun og eflingu stafrænna þjónustuleiða.“
Afrakstur samtals og samráðs við íbúa og starfsfólk
Í greiningarvinnu undanfarinna mánaða hefur verið lögð áhersla á að fá fram sjónarmið sem flestra, jafnt innan stjórnkerfisins sem bæjarbúa. Meðal annars var opnuð sérstök ábendingagátt þar sem bæjarbúar gátu sent ráðgjöfum ábendingar um þætti er varða þjónustu bæjarins og mættu betur fara. Þá var haldinn íbúafundur í nóvember þar sem rætt var um þjónustuveitingu Hafnarfjarðarbæjar.
Í skýrslu Capacent til bæjarráðs kemur fram að mikið álag á fagsviðum og skortur á verkferlum hefur leitt til þess að þjónusta Hafnarfjarðarbæjar hefur ekki þróast og eflst í takt við breytta tíma. Verkferlar byggi að mörgu leyti á eldri hefð og henti ekki jafn umfangsmikilli starfsemi og sveitarfélagið sinnir í dag. Miklu álagi væri hægt að mæta með auknum fjölda stöðugilda en í mati ráðgjafanna kemur fram að það sé óskynsamlegt til lengri tíma. Ekki síst sé þörf á að efla verulega þjónustu sem leysa má í fyrstu snertingu, annað hvort með stafrænum hætti eða í þjónustuveri.
Nýtt svið þjónustu og þróunar
Lagt er til að verkaskiptingu í þjónustuveitingu verði breytt þannig að skilið er á milli annars vegar þjónustu sem hægt er að leysa í fyrstu snertingu og hins vegar þjónustu sem nauðsynlegt er að sinna á fagsviðum af viðkomandi sérfræðingum. Til að ná þessu fram verði gerðar eftirfarandi breytingar:
- Nýtt svið, þjónustu- og þróunarsvið, tekur við hluta af verkefnum sem nú er sinnt af stjórnsýslusviði og fjármálasviði
- Þjónustuver færist frá stjórnsýslusviði inn á hið nýja svið
- Tölvudeild færist frá fjármálasviði og samhliða lögð aukin áhersla á þróun með áherslu á nýsköpun í þjónustu
- Samskiptamál færast frá stjórnsýslusviði til hins nýja sviðs
- Menningar- og ferðamál færast frá stjórnsýslusviði til hins nýja sviðs ásamt tengdum stofnunum
